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ケーススタディで学ぶビジネス日本語 第1課
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会社には、打ち合わせや会議などの意見交換の場がある。
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打ち合わせは、部や課、あるいはチームといった小規模で行われることが多く、会議は部門を超えて担当者が集まって行われることが多い。
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会議の前に、出席者には日時や場所、参加者や議題についての案内があり、事前に目を通すべき資料が配布されることもある。
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ある企業に入社してまだ半年のAさんは、会議に出席するように言われた。会議の参加者は20名で、その中には他部門の部課長などもいた。
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Aさんは、新人が意見を求められることはないだろうと、資料をよく読まずに出席した。会議では、理解できない話が続きメモも取れなかった。
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そんな中、突然「Aさんはどう思いますか。」と、議長に意見を求められた。Aさんは、何が話題になっているのかさえも全く分からなかった。
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何か意見を言わなければと思いつつ、何も言えずにいると、「資料は読んできたんですか。」と言われてしまった。
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新人でも何も言わないのはさすがにまずいと思ったAさんは、その後は積極的な態度を示そうと、思いついたことをすぐに質問するようにしたのだが、ほかの参加者の発言を遮ってしまった。
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Aさんはこの会議をきっかけに、新人であることに甘えている自分に気付いたのだった。
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意見交換の場では、受け身の態度は良くない。出席するにあたり、準備や注意すべきことは多い。
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事前に過去の議事録や資料に目を通し、意見や質問を明確にしておくといいだろう。
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会議中はほかの出席者の発言に耳を傾け、メモを取る。そして、自分が発言するときは根拠とともに意見を述べる。
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事前に準備した意見や質問は議論の流れに沿って調整し、その場に適した内容の発言をする。
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新人や専門外の会議の場合、自分が考えつくことが議論のレベルと合わない場合もあるので、発言をする際はその内容やタイミングを十分に考える必要がある。
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自分の意見がまとまらない場合や、特に意見がないときに「意見はありません。」と言うのは議論に対する無関心さを示すことになるので、そのようなときは「もう少し考えさせてください。」などと言えば、前向きな姿勢を示すことができる。
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質問したいときはタイミングを見て「質問させていただいてもよろしいでしょうか。」と議長に許可を求めてから質問する。
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その際、「基本的なことかもしれないので恐縮ですが」とか「不勉強で申し訳ないのですが」などと最初に謙虚な姿勢を示すとよいだろう。
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気を付けなければならないのは、ほかの参加者の意見に対して反対意見を述べるときである。日本語では他者の意見を直接的に否定するような表現を使わない傾向がある。
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それは、相手を立てる、尊重するというマナーの基本が反映されているからである。したがって、そのようなマナーもかまわず相手の意見を直接否定すると、相手を傷つけることになる。
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反対意見を言うときは、「お考えはよく分かりますが」などと、まずは相手の意見を尊重して受け入れる姿勢を示した上で、自分の考えを伝えその根拠を示すと、反対意見も周囲に伝わりやすくなる。
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反対に、自分の意見に対して「お考えはよく分かりますが」とか「そういう見方もありますね」と言われたとき、相手も同じ意見だと思わないように気を付けたほうがいい。
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「～が」の後ろの部分には相手の意見があるものであるし、「～もある」というのは別の見方もあるということを意味している。
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一番大切なことは、意見が合わず議論するようなことになっても、あくまで冷静さを保ち、感情的に自分の意見を押し通すことはしないことである。意見交換の場においては、出席者皆で考え、より良い結論を導き出そうという姿勢が大切である。
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日本語を学んでいる外国人から「日本人の話し方は、曖昧でよく分からない。」という声をよく聞く。この話に出てくる店長の「うちの店では両替はちょっと……。」という言葉も、両替ができるかどうかはっきりと言っていないので、曖昧で分かりにくい表現だと言える。
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しかし、そのような表現を使ったにもかかわらず、お客さんは店長の言葉を断りだと理解でき、会話が成り立った。どうして日本語ではこのように曖昧な話し方をするのだろうか。
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日本語は相手の期待に沿えないとき、はっきりと答えない傾向がある。「両替はできません。」と言うと、相手の感情を害してしまうおそれがあるからだ。
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曖昧に答えることで、両替できなくて申し訳ないという気持ちを表し、相手を嫌な気持ちにさせずにコミュニケーションを取ることができるのだ。
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次のような例はどうだろうか。温泉旅館に行くと、従業員が「お疲れになったでしょう。」と言って出迎えてくれることがある。
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それに対して、自分が疲れていない場合でも、「そうですね。でも、それほどでも。」と答える。
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相手が気遣ってくれたことを受け止めて、一旦、「そうですね。」と言って相手の言葉を認めてから、穏やかに自分の意見や感想を言うのだ。
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仮にはっきり「疲れていません。」と言ったとしたら、相手は気遣いの気持ちを否定されたような気になるかもしれない。
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このように日本語は相手の気持ちを尊重し、相手の立場に立った言語表現を好むという特徴がある。
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相手に働きかける表現にもこのような特徴が見られる。何かを依頼する表現は、「新しいお客さんを紹介してください。」のように「～てください」という言い方がまず挙げられるだろう。
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この「～てください」の「ください」は、もともと「くださる」という尊敬語だから丁寧な言い方であるが、「ください」という形は「くださる」の命令形である。したがって、相手は言われた通りに行動するしかない。
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一方、「この書類に目を通していただけませんか。」や「この書類に目を通していただけないでしょうか。」といった疑問文の言い方をすれば、相手は自分の行動を選ぶことができ、断ることもできる。
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相手が選ぶことができる表現を使うということも相手の立場に立った言い方である。このような相手の立場に立った表現は、目上の相手にも使える丁寧な言い方になる。
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また、「この書類に目を通していただきたいんですが……。」や「この書類に目を通していただけないかと思いまして……。」というような自分の気持ちを伝える表現は、相手に心理的な負担をかけないので、よりソフトで丁寧な印象を与えることができる。
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相手の気持ちを尊重した言語表現を使用するのは、日本語の話し方の特徴である。
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日本語の話し方には特徴がいくつかあるが、それらを理解していくと、相手の言いたいことが徐々に分かるようになる。
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そして、周囲の人と良い人間関係を築くスキルが身に付くだろう。
End of passage.