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ケーススタディで学ぶビジネス日本語 第2課
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他社の人に会いたいからといって、いきなりその会社を訪問してはいけない。ビジネスの場面で人と会う場合、電話などでアポイントメント（「アポイント」や「アポ」と省略される。以下、「アポイント」）を取ってから会うのがマナーである。
2
アポイントを取るときに相手に伝えるべきことは、会って何を話したいのかという目的である。そして、日時や場所を決めるが、これは相手の都合に合わせることが重要である。相手の希望を聞き、その中からこちらの都合が合う日時や場所を選ぼう。
3
会う目的によっては、アポイントを取ることを断られることもある。
4
断られた際には、「分かりました。」や「そうですか。」と一言だけ言って電話を切るのではなく、その後に「お忙しいところ申し訳ありませんでした。失礼します。」など丁寧に挨拶をする。
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電話はかけた人が先に切るのがマナーだが、相手がお客様の場合は、相手が電話を切ってから切るようにしよう。
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最後まで相手のことを考えて行動することが大切である。断られたときも相手を嫌な気持ちにさせるような失礼な電話の切り方をしないようにしよう。
7
アポイントの当日は、待ち合わせの場所に約束の時間の5分前までに着くようにしよう。
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何らかの事情で1分でも遅れる場合は、できるだけ早く相手に連絡をする。遅れる理由と到着時刻を伝え、しっかり謝る。また、遅れる時間によっては、相手に指示をもらう。
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もし連絡をしないまま遅れた場合、「約束の時間が守れないのならほかの約束も守れないだろう。」と思われ、信用をなくしてしまう。
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遅刻は忙しい相手の時間を無駄にし、迷惑をかけることなので、大変失礼である。これは、ビジネスの常識として覚えておく必要がある。
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ただ、この考え方は世界共通とは言えないようだ。「約束の時間」に厳しい文化がある一方で、そうでない文化もある。
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時間に厳しい文化を持つ人がそうでない文化を持つ人に対して、「約束の時間になっても来ない」「いつも遅刻をしてくる」という不満を持つことがあるが、このような不満は、時間についてどのように考えるかという文化の違いから起きると言える。
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世界における時間についての考え方にＭタイムとＰタイムというものがある。
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Ｍタイム（Ｍは Monochronic [単一的] のこと）は、スケジュールを重視し、そのスケジュール通りに一つ一つ仕事を終わらせていくような時間の使い方である。
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一方、Ｐタイム（Ｐは Polychronic [多元的] のこと）は、今どのような状況であるかを優先し、複数の仕事を同時に進めていくような時間の使い方である。
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つまり、Ｍタイムではスケジュールをきちんと守らなければならないが、Ｐタイムでは大体守れればいいということになる。
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したがって、「約束の時間になっても来ない」「いつも遅刻をしてくる」という不満は、Ｍタイムの使用者がＰタイムの使用者に対して感じるものだということが分かる。
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アメリカ、ドイツなどはＭタイム、中南米やアラブ諸国ではＰタイムを使っているとのことである。日本は、社会生活の基本ルールとしてはＭタイムだと言われている。
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文化が違う人同士がビジネスをする場合、文化の違いをお互いに理解することによって、より良い関係が築け、ビジネスが成功するのだ。
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アポイントが取れても、その約束の時間についての考え方は、文化によって異なる。
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Ｍタイム、Ｐタイムという二つの考え方は、そのような違いに出会って困ったときの助けになるだろう。
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